第2章 步骤

很长一段时间，我一直觉得生活就要开始了……可是路上总有障碍。一些要先处理的事情，一些未完成的工作，时间还是不够用，金钱依然没赚够，然后，生活就开始了。后来我明白了，这些障碍就是我的生活。

——艾尔弗雷德·索扎（Alfred Souza）

混乱不是问题；用多长时间发现规律，才是真正的妙趣所在。

——多克·奇尔德（Doc Childre）、布鲁斯·克赖耶（Bruce Crier）

你时不时地会感到一筹莫展或者失去方向。如果你没有这种感觉，那么，你的生活可能陷入了停滞。

在大的人生层面，比如你的事业发展，在小的日常琐事层面，比如手忙脚乱地准备一顿招待朋友的晚餐，都会遇到这种情况。你在车库干活，在家里、团队中、工作中、公司里、学校中做事，甚至你在处理人生大事的时候，也会遇到这种情况。不管原动力是什么，你会发觉事情有点儿“不顺”，你得把它理“顺”。

可是，眼下怎么才能把手头的事情理出头绪来呢？怎么摆脱僵局，让事情有所进展呢？怎么保证你采取的举措能让它向前发展呢？

《搞定Ⅲ》（最新版）将要解答这些问题。当你置身纷繁复杂的处境时应如何前进，如何在暴风骤雨、惊涛骇浪中让自己的船只平稳前行，这本书不会给出具体的答案；但它会一步一步指引你，让你自己找到答案。

从“不顺”到“顺”，可以发生在几秒之内，也可能历时几年。而理清思路、获得掌控的过程却完全相同。顺与不顺不是命运的捉弄，虽然很多时候看上去是这样。它是采取一整套可以洞悉、可以理解、切实有效的举措的结果，主要看我们怎么以特定的方式把精力集中到特定的事情上。理解和运用这些相关的原则和步骤是本书要传达的主要内容。

一筹莫展、看不清方向的主要症状发生在各种情况下，用自我管理的术语至少可以叫作“未达到最佳标准”。过去20多年来我与各行各业的人打交道，我问他们为什么对我的关于提高效率的著作感兴趣，他们告诉我大同小异的目的：

·缓解压力

·停止拖延

·增进平衡

·拥有更多精力、活力和动力

·发挥潜力

·明确重点

·高效管理项目、时间和人力

·激发和表现创造力

·提高自由度

这些是个人的强烈愿望和提升机遇，企业层面也有类似的愿望。这本书的多数材料都在企业层面的运用当中得到了检验和修正。人们对自己的企业和企业文化进行评估以后，用类似的语言明确了企业的目标：

·提高员工、团队和企业的效率

·加强沟通

·减轻压力

·增进工作和生活的平衡

·改善执行情况

·重点一致

·分清主次

·加强时间管理

·积极创新、激发创造力

简单地说，你和你的团队或公司只要做好两点，就可以实现上述孜孜以求的结果：组织整理好各项事务和抓住重点。把它们的顺序调换也可以：你可以先把事情归拢在一处，再考虑它们的优先级别；也可以先明确优先级别，再围绕目标做出有条理的安排。掌控局面和抓住重点，这两个步骤对你的人生、对类似烹饪这样简单的事情，都可以发挥作用。

不过，取得和保持平衡，毕竟说起来容易做起来难。那么，到底怎样才能做到有条理呢？怎么决定事情的轻重缓急呢？工作和生活中的新情况、新信息源源不断地向我们涌来，不等我们用这个基本公式取得平衡，它就已把我们抛在后面了。简单的办法往往太简单，以至于不起作用。

事实上，“有条理”的概念应该变成“掌握主动权”，因为组织整理只是解决问题的一小步，而且也不是第一步。同样，“明确优先级别”的内涵要扩展，变成“在适当层面明确目标”，这比单纯制订战略计划要更深刻。

现在，人们提出了一些极其复杂的系统和工具，帮助大家在广泛的自我学习和发展领域减轻压力，明确方向，其中就有时间管理、个人组织和管理咨询等系统。但他们提出的解决办法不是适用范围很窄，就是刻板笨拙，不能适用于多数人所面对的日新月异的现实生活，所以，这类模型和工具很少能得到广泛长期的使用。

而且这类模型只解决了问题的一部分，即要么掌控局面，要么摆正视角，做不到两者兼顾。其实，掌控局面和摆正视角虽然采用的步骤不同，两者却是相辅相成的，实际情况中缺了哪一项都不行。没有明确方向的掌控会导致管理不善，而缺乏掌控的全局视角又容易漫无边际，不知所终。

核心步骤

这里有一条中间道路。它不是一把万能钥匙，而是一整套行之有效的行为模式，基本上是用一套方法帮你有条不紊地明确思路。效果不错，而且屡试不爽。办法很简单，却并不肤浅。说它简单，儿童也可以学会和运用；说它复杂，跨国企业的老总也能在其中领悟到无穷的奥秘和玄机。

多年来我用这套材料做咨询和培训工作，一直都想发现一个普遍适用的简单公式，任何情况都可以套用。《搞定Ⅲ》（最新版）就是这番求索的结果。我个人认为，任何有用的方法不可能比你在这儿看到的更简单。比它更简单的，也许不起作用；比它更复杂的，则可能矫枉过正，也行不通。一套系统，其结构具有一定的复杂性，允许它延伸和自由发挥，却又不至于烦琐到束缚手脚，这中间存在一个平衡点。尽管我的模型貌似不太复杂，但要搞清楚什么时候、怎么使用它，使用它的哪个部分效果最好，并且形成意识，养成在恰当的时候运用恰当部分的习惯，却要花些时间来练习。我的本意是启发你认识到它的潜在价值，尽量把它变得简单易行，让你体会到运用它的满足感，即便你只用到它的一小部分。

切实做到掌控全局，要运用5个步骤，并通盘考察和评估6个层面，才能有效地进行权衡和取舍。忽略了任何一个步骤、任何一个层面，都不能充分发挥这个系统的潜力。你要捕捉、理清和组织整理引起你关注的每件事，其间还要适时查看和追踪清单列举的事务的进度。你的行动要与你的关注层面和职责范围相吻合，要以你设定的确切目标为前进方向，要由你的长远目标和价值观来指引。

这里费了不少笔墨，其实它描述的是非常具体的思考和行动。只要你能做到，就能胸有成竹地做出选择，无论是你的人生，还是你给朋友们准备的晚餐。

《搞定Ⅲ》（最新版）详细描述了这个模型的各个部分，告诉你什么时候采用哪个部分，还教给你一些实用的执行方法。它为你提供了对待孩子、项目、团队，当然还有你自己的不少好点子。我要与你分享的，其实是人人都知道的常识。不过，常识也有被忽视的时候，也许你很乐意有人提醒你这些常识吧！

生活和工作中的地图

我喜欢地图，也常常使用地图。在下面5种条件都具备时，我不看、不用看、不想看地图：

1.我知道自己在哪儿。

2.我知道自己想去哪儿。

3.我知道怎么从现在的地方前往想去的地方。

4.路上我没有遇到需要绕行或者别的突发情况。

5.我知道路上还可以选择哪些好玩、好走、有创意的便道。

缺少上面任何一条，我都想拿出地图看一看。我也许知道自己在洛杉矶，却不知道索诺马的确切位置。我得看一下地图。我想去埃菲尔铁塔，可是不知道我们现在在巴黎的哪个方位，请把地图给我。我还是在洛杉矶，也知道索诺马在哪儿，可是走哪条路去索诺马最近呢？让我看一下地图。我上了101号公路，听到收音机里说，途中发生大火，得绕行很远一段路，还有哪几条路可走？我知道自己在洛杉矶的具体方位，也知道索诺马在加利福尼亚北部，我也想好了走哪条路最有意思。不过，路上有没有好玩的地方可以顺道去旅游一下呢？把地图拿来。

要是生活和工作中也有类似的地图，可以发挥类似的作用，那该多好！你曾有过这样的感觉吗？不知道自己在哪里，不知道什么是真什么是假，不知道周围正在发生什么事情；你不知道自己想去哪里；你有明确的目标，却苦于没有一个计划或者一条途径实现它；你不知道自己在预先设定的路径以外错过了哪些机会。如果你有过上述经历，那么，采用我在这里要告诉你的模型，就再合适不过了。

《搞定Ⅲ》（最新版）就是要交给你一幅生活的地图。你可以用它给孩子举办生日宴会、组建家庭办公室、招聘营销副总裁。如果你希望掌控全局，抓住重点，它就可以帮助你。

没有头绪是知识型工作者经常面对的困境。你得再三思考自己究竟该做什么。身处现代社会，工作的性质一直在变，一不留神就会迷失方向。你遇到过这种情况吗？一封不期而至的电子邮件让你花了足足45分钟还是没有理清头绪，还有其他很多事情你不知道该怎么处理；它们相对于这封电子邮件的重要性发生了改变，让你无从入手。你碰到过这种情况吗？你惦记着该给某人打个电话，结果这个电话成了一次深入的、成效显著的交谈，进而激发了许多新创意、好点子，等你考虑和处理？

在发挥创造力、高效工作的同时，局面失去掌控、视角出现偏差是很常见的现象。问题不是如何避免这种情况发生，而是如何缩短一筹莫展的时间。

这些变来变去的任务，我们把它们称作“工作”的事务，并不只限于传统的办公环境。这一点对你的营销总监和你12岁的儿子、教堂牧师、单亲的上班族同样成立。不信你去问问，就他们的活动和兴趣范围来说，是不是百分百确信自己正在做的是应该做的事。他们也和别人一样，都需要一张地图。

并不是地图上标示的每个地方我都必须去。同理，谈到我这里要描述的一些领域，在生活的某个时刻，你没必要、也不想把所有的事情都完成。比如，我后面要谈到“3万英尺”的思考，指的是你可能在未来3~24个月想要达成的目标。你心里也许对这些目标很清楚，或者在那个特定层面，对做别的新的事情毫无兴趣。虽然眼下你用不着留心地图上的那个点，不过，很可能晚些时候，你会把注意力转向它。到时候，你手里握着我交给你的地图，就能很快找到前进的道路，游刃有余地穿行其中。

不过，如果你此刻心里存有疑问，不知道你是不是已经把困扰你的各种因素、各项事务、各类兴趣，都纳入当前的关注和活动范围内，那么，这张地图绝对能立即派上用场。

如果你认为自己已经达到了明朗、自由和方向的平衡点，那最好不过了。不过，如果你有意识地认真想一想我描述的6个关注层面，你也许会惊讶地发现，有些隐秘的角落其实一直在敲响你内心的警钟。你没有察觉到它们，因为外界断断续续的喧哗和噪声吸引了你的全部注意力。

比如，我跟企业管理者打交道的时候，让他们把项目和事务清单列出来。几个小时以后，很多人都说：“就这些，再想不起别的来，全齐了。”我又请他们划出工作的责任范围（我们管它叫“2万英尺”的问题），他们却又想起诸如招聘新员工之类也属于自己的责任范围内的问题。有些人又想了想，想到自己跟弟弟对怎么对待父母存在分歧（“5万英尺”的问题），这也是在他们心里一直悬而未决的问题。即便是看似琐碎的事，比如“你知道，我一直在想，是不是该学一学跳舞”，也可能蕴涵着意义深刻的萌芽，影响到今后的人生。

让什么管用？

Work这个单词有两层含义，有“工作”也有“管用”的意思，本书就体现了这两层意思。如果我们把要做的事都叫“工作”，不光指为了赚钱养家的正式工作，也不光指难搞定的事情；如果我们把在海边悠闲度假，看得跟挖一口浅油井、起草一份提案一样重要，会怎么样呢？

这本书里的“工作”的定义是广义的：凡是你想做还没有做的事情，都是工作。从安排孩子们即将到来的暑期活动、去海边度假，到招聘新的营销总监、回复老板的电子邮件，都是工作。

有意思的是，“工作”这个词常常带有贬义。比如我们说：“这不是闹着玩，这是工作。”可是，与此同时，如果什么东西真的“管用”（work）了，我们也很高兴。

你自己是工作还是管用？

不要被文字游戏搞糊涂了。我们这里要做到的是，达到一种深信不疑的状态，任何时候都确信自己正在做的就是应该做的事情。实际上，我们甚至想全神贯注地做一件事，达到胸有成竹、行云流水的状态。就“work”的两层含义来说，这才是真正的“工作”状态。

可是，在生活和工作中，很少能有人告诉你什么时候该做什么事。的确，有时，工作的性质和环境让眼前的任务一目了然。你被请来操作一台机器，它有一套预先设定的程序，你手头备有操作它的所有工具，你的工作就很清楚。马上要开会了，你得把一份文件装订成几份，在会上发给大家，这个任务也很清楚。你两岁的孩子把玻璃杯打碎了，碎片撒了一地，你也很清楚自己该做什么。

可是，在生活中，有多少事情可以做出如此明确的选择呢？你难道不是经常面对左右为难的选择吗？我们生活在这个世界，大多数人不知道自己的选择范围有多大，更不知道什么选择对自己最有利。已故的彼得·德鲁克（Peter Drucker）曾告诫冒险进入“知识型行业”的年轻人，最难的其实是搞清楚你的工作是什么。在“工作”范围内把方方面面都考虑周全，这本身就是一项艰巨的任务；营造并保持一个相对明确的范围，在这个范围内做出选择，难度也不小。如果你和我一样，认为“知识型工作”的意思是你必须思考、至少必须自觉地想搞清楚自己该干什么，那么，工作的定义就跟为人父母一样包罗万象，出版、绘画或者练习高尔夫球莫不包含在内。

《搞定Ⅲ》（最新版）讲的是如果你的工作没有告诉你你该做什么，你就得自己把这个问题搞清楚。你该做的事情不是一目了然的，你得自己动脑筋想清楚。

“平衡生活和工作”的误区

工作和生活两者兼顾的观点大行其道是可以理解的。的确，不少人让自己在职场承受的压力影响了其他活动。下班回家要承担家庭责任，然后熬夜回复电子邮件到很晚。这种做法无法保证充足的睡眠，很容易对健康造成危害。

依我看，“工作”和“生活”互相排斥的看法本身就是错误的。实际上，你“浑然忘我”、全神贯注于手头的事务时，感觉不到时间的流逝；在这种时刻，你心里没有“工作”和“私事”的分界。写一份提案和遛狗，都可以处于积极高效的状态。你对自己在做的事也不会有疲于应付或三心二意、患得患失的感觉。“平衡”的概念没有说到点子上。通常只在失去平衡的时候，人们才意识到它。

当一个人处于高效状态时，可能不会精确计算花了多少时间做“私事”，花了多少时间做“工作”。他心里只想着“我在做什么”和“接下来做什么”。我见过不少以工作为重、将95%的精力放在工作上的人，生活仍然平衡得很好。他们一旦把工作放下，就觉得难受；对他们来说，这样的生活是积极健康、卓有成效的。他们待在家里就会觉得无聊。还是这个人，几年以后，为了保持工作和生活的平衡，也许得休3个月的带薪假期，去安第斯山探险，暂时丢开电脑和手机。关键在于达到一种平衡状态，而不是把工作和生活相混淆。关键问题是消除一切原因造成的精力分散，每件事都做到全情投入。