第一节　印信管理要点

要点1：印章的管理

印章是印信凭证的一种，是刻在固定质料上的代表机关、组织或个人权力、职责的凭据。盖印，标志着文书生效和对文书负责。

（一）印章的种类

印章按其性质、作用、质量可分为正式印章、专用印章、套印章、钢印、手章、名章、戳记七大类，因网络和电子技术的发展，目前还有了电子印章和电子签名，如图4-1所示。

（二）印章的效用

有人说：“印下有性命关天，印下有财产百万”极言印章的重要。印章的效用有两点：一是权威性或立法性，一是凭信作用。权威性就是代表一个单位、组织或个人的权力，凭信就是代表组织或个人对事务起证明作用。凡是以单位的名义发出的文书都要加盖本单位公章才能生效。如果开具证明信、介绍信，不加盖本单位印章，那么这个证明信或介绍信就不起作用，是个白条子。

印章加盖在文书的不同位置以及在文书处理的不同环节中，其作用也各不相同，具体如图4-2所示。

（三）印章的刻制

印章的刻制是印章工作的一个重要环节。不论刻制哪一级单位的印章都要有上级单位批准成立该单位的正式公文。刻制印章时，必须由本单位、本部门申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级单位批准，到单位所在地的公安部门办理登记手续。印章必须在持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻字单位制作。在刻制过程中，要严格按保密要求办理。承担刻制印章的单位和刻字者，一律不许留样和仿制。本单位不许自行刻制自己单位的印章。刻制本单位的业务用章，也须持有本单位的正式公函，刻字单位才能办理刻制手续。

（四）印章的启用

印章的启用是指印章从何时开始生效使用。受印单位在收到上级单位颁发的印章后，是不能随便启用的，应该从便于工作的衔接上考虑，来确定印章的启用时间。在选择好启用印章的时间时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，同时报上级单位备案。颁发机关和使用机关、单位都要把启用日期的材料和印模立卷归档，永久保存，在启用印章通知规定的启用日期之前，该印章是无效的，只有在规定日期开始后，印章才能使用。

强调印章的启用日期，并要永久保存，假若以后出现一张票据或证明，它的日期在印章启用之前，那么，印章的启用日期就能起到辨别真伪的作用。印章启用通知可用大字头文件，也可用小字头文件，但一般以上级单位或代管办公室小字头文件为宜。启用通知上的印模应用蓝色印油，以表示第一次使用。启用通知的发放范围视该印章使用范围而定。

业务用章的启用，可以由各单位的领导自行决定。对外产生效用的印章，如财务专用章、收发文件专用章等，在启用时，应该将启用的时间、印章式样通知有关单位。

（五）印章的保管

1.选择好印章放置的地方

一般放在企业的机要室或办公室较好。若企业不设机要室或办公室，则应指定专人负责印章保管，并存柜加锁。

2.选择好管理印章的人员

应选择责任心强、保密观念强、敢于坚持原则的人员来保管印章。

3.印章的保管应建立起严密的制度

（1）要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项。

（2）对印章保管人员应该明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。

（3）按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。

（4）保管印章要牢固加锁，防止被盗。用完印章后要随手锁好，不能图省事而将印章随意放置在办公室桌上或敞开保管柜。对于印章被盗用而产生的后果，保管人员应该负有法律上的责任。

（5）一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。必要时，应该报告公安机关协助查找。

（6）印章保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗，以确保盖印时清晰。印章使用的时间一长，表面就会被印泥渣子糊住，使盖印字迹不清楚，难以辨认。保管人员可以先把印章浸湿，擦上肥皂或洗衣粉，再用小刷子或旧牙刷反复在清水下刷洗，就可除去印泥渣子。

（六）用印

在使用印章时要十分谨慎，要求每次用印要履行批准手续，并进行登记。印章管理人员在使用印章时应做到以下8点。

1.检查批准用印的签字

用印时，首先应检查是否有相关负责人批准用印的签字。原则上，企业都制订有有关用印的规定，用印应由企业的有关负责人批准。但是，有的企业为避免使管理者陷入一般性行政事务，对一些不涉及重大问题的事项用印时，如开具一般性证明等，往往将权力下放给办公室负责人或印章管理人员，但这也有一定的规定范围，超出范围的用印，仍应请示管理者批准。

2.审阅、了解用印内容

要求不能不看内容就盲目盖印，同时还要检查留存材料是否交全。一般用印要保留的材料如下。

（1）一般信件应保留有管理者签批的草稿。

（2）协议书、合同应保留一份文本。

（3）荣誉证书等各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面材料、名册及证书的样本。要逐一核对证书与名册的姓名是否相符，并清点证书数量与名册的人数是否相同。

（4）如果实在没有留存材料，那就要详细地记载用印情况。这主要有两种情况：一种情况是，管理者在某份文字材料或文件上签注了意见，需加盖公章，应详细登记，注明何人在什么文件上签注了什么意见、发往何处等；另一种情况是为了证明某人为某企业员工，如在汇款单上加盖公章，这种用印虽然不用留底，但也须进行登记，不能随便拿来就盖，因为加盖公章后就起着凭信作用，是要对此负责的。

3.用印登记

每次用印都进行登记。登记项目包括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项。

除了机关单位的介绍信有存根、发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，不论大事或小事，都应进行登记。

4.盖印

对公文、函件经过上述审查、登记以后，即可按要求加盖印章。

（1）盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不能盖歪或盖得颠倒。

（2）以企业名义发出的公文、函件必须加盖企业的印章。企业的正式公文只在文末落款处盖章。带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函连接线上。

（3）凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中四个字（视印章大小而定），俗称“齐年盖月”。如果在日期上方有发文单位落款，按目前通常做法，印章应该压在发文企业或成文日期上面。若没有企业落款，只要把印盖下压年月日即可。大批量印发的带有固定版头的企业文件，可以加盖企业印章。

5.整理留存材料

把用印留存的材料进行编号整理，归卷各档，对其中具有查考价值的，要在年终整理立卷时归档保存。

6.正式印章使用的地点

使用正式印章要在办公室内。一般不能将印章携带出企业以外使用。印章不能脱离印章管理人员的监督。在一般印刷厂套印有企业印章的文件时，应有印章管理人员在现场监印。

7.不允许盖空白凭证

印章管理人员应不允许出现盖有印章的空白凭证，因其对于印章使用的后果要负有责任，因而对于一切用印情况都应该具体掌握。

但在有些特殊情况下，需做特殊处理。比如，有的业务部门以企业的名义颁发凭证，需要事先加盖领导单位的印章或套印，然后再填发，在这种特殊情况下，就按以下要求进行处理。

（1）要有企业管理者的特别批准。

（2）此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用作别的凭证。

（3）此类凭证要逐页编号，最好将它装订成册，并须有存根。

（4）印章管理人员对于此类凭证只进行宏观上的管理，即只办理领取登记的手续。登记的项目包括：凭证名称、起止号码、张数、领取人签名项目。

（5）此类凭证的具体管理，应由领用部门负责，领用部门要派专人负责管理，填发时应履行批准手续。

8.代章

有的企业或者因为刚成立，或者因为改变名称，或者因为改变隶属关系，印章没有刻制出来，而有些工作又急需要使用印章，这时可以采取代章的办法，即用其他印章代替应使用的印章。代章要在落款的后边注明“代”字。

（七）印章的停用

企业印章在企业名称变更、企业撤销、式样改变或其他原因时，印章停止使用，应该按照上级规定及领导的指示，认真负责地做好印章停用后的善后工作。首先要发文给与企业有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用的时间。其次要彻底清查所有的印章。停用的废印章不能在原企业长期留存，要及时地送交颁发单位处理。

正式印章停用或作废，并启用新章时，要发旧章作废、启用新章的通知。作废的旧章印在“印模栏”内，用红色；启用的新章印在“方框栏”内，用蓝色，表示刚刚启用。

按规定，旧章停用后，已失去原有的法人标志，不能作为现行企业职权和活动的凭证。在特殊情况下，必须使用原企业名称时，也要坚持原则，必须使用新印章，不能使用旧印章，但可到公证处进行公证，公证“××”单位就是“原××单位”，这样既遵守了印章使用制度，又作出了灵活处理。

（八）废印章的存档和销毁

旧印章停用后，应清查全部印章，并把清查结果报告管理者，请管理者审定旧印章的处理办法。根据管理者的批示，分别不同的情况，或者上缴颁发机构切角封存，或由印章作废单位填制作废印章卡片，连同作废印章一起交给当地档案馆（室）立卷备查，并将作废印章予以销毁，或由本企业自行销毁。

销毁废旧印章，必须报请企业负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备日后查考。

要点2：电子印章的管理

（一）电子印章的载体

使用电子印章时，可采用多种电子信息载体。另外，根据保护电子印章所使用的安全措施不同，其安全级别也不同，实施费用也不同，当然还要考虑到电子印章便于统一管理、集中或分散使用以及在线认证的功能等因素。

1.USB-Key

盖章时使用USB-Key电子印章载体（硬件），在验证PIN码通过后，实现盖章操作。USB-Key载体的安全级别中等，USB-Key和PIN码有被盗用的可能性，但实施费用低。

2.IC卡

盖章时使用IC卡电子印章载体（硬件），验证PIN码通过后实现盖章操作。IC卡电子印章载体安全级别中等，IC卡和PIN码有被盗用的可能性，还必须配备专门的IC卡读卡器，使用不方便且费用较高。

3.指纹仪

盖章时使用指纹仪数字签章器（硬件），验证指纹通过，实现盖章操作。指纹仪的安全级别高，杜绝了身份被盗用的可能性，并且容量大，集成128M～1G的指纹U盘功能，实施费用相对高。

4.其他

除上述常用的电子信息存储介质外，其他电子信息的存储介质也是可以使用的，如光盘、软盘等，但其安全性较低，可根据需求选用。其实，电子印章和传统印章一样，主要还是一个使用安全管理的问题，如果安全管理措施到位，光盘等电子信息存储介质也是可以使用的。

（二）电子印章的使用流程

1.电子印章的申请

使用电子印章的组织（或个人）首先需要到电子印章（管理）中心（平台）申请电子印章，在履行完正常手续并确认无误、合法的情况下，为申请者制作电子印章，并将制作好的电子印章导入特定的存储介质，如USB-Key或IC卡等，并提交给申请者。

2.电子印章客户端系统

电子印章产品提供商给用户提供电子印章的同时，还会提供一套电子印章客户端系统。这套系统应该安装在电子印章保管者所使用的终端电脑中。电子印章客户端系统的主要作用就是用于进行盖章、验章以及电子印章管理等功能。

3.电子印章的使用

电子印章的使用和传统印章的使用方式基本相同。如上所述，首先需要有一台专用的电子印章客户端系统，该系统由电子印章管理平台（电子印章中心）提供并安装在特定的电脑终端上。接下来的步骤一般如下。

（1）得到有关主管领导的批准。

（2）将存有电子印章的实体（如USB-Key）插入电脑终端的USB接口。

（3）启动电子印章客户端系统。

（4）读入需要加盖电子印章的电子文书。

（5）在电子文书中需要盖电子印章的地方点击菜单上的“盖章”功能按钮。

（6）系统提示输入印章实体的PIN码。

（7）输入正确的电子印章使用PIN码，则该文书就被盖上电子印章了。

4.电子印章的验证

验证带有电子印章的电子文书时，也需要装有电子印章客户端系统的终端电脑。当带有电子印章的电子文书被打开后，电子印章客户端系统会自动验证该电子文书的电子印章是否有效。如果电子文书被非授权修改过，或电子印章是被复制粘贴在当前的电子文书上的，则电子印章客户端系统能够发现并立即警告用户电子文书已被修改过或电子文书上所加盖的是无效电子印章，且使得电子印章不能正常显示，从而达到了保护电子文书的完整性以及检验电子印章和特定的电子文书必须是相关联的目的。

5.电子印章遗失

若发生电子印章遗失事件，应立即到电子印章平台（中心）进行挂失，其过程与证书作废处理方式基本相似。

要点3：介绍信的管理

介绍信是一种使用相当广泛的身份证明。企业的人员要出差办事，需有说明任务、证明身份的介绍信。介绍信的形式一般有两种：一种是行政部门掌管的工作介绍信，按照统一格式印制，使用比较简单，有制发单位名称、使用人姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等，只要填写即可。另一种是用公用信笺书写的，这是为请求或希望或证明某种情况而使用的，这类介绍信书写时要求叙事清楚、语气委婉。使用介绍信，应严格掌握制度，当开则开，不开空白介绍信。介绍信的使用要严格管理，开出介绍信、转介绍信，都要履行一定手续。

（一）开具介绍信的手续

需要企业介绍信者，应填写企业介绍信签批单，经所属主管批准后，行政部人员根据此单填写介绍信，盖章后发给需用人。履行签批手续，一可防止个人乱用介绍信，二可使企业领导掌握情况。

（二）介绍信本的管理

企业介绍信的管理，应建立一种严密的有据可查的方法。大规模企业的介绍信，往往分给几个部门管理使用，行政部门在给职能部门分发空白介绍信本时必须严格履行登记签收手续。

（三）使用介绍信须知

（1）负责管理介绍信的人员，应严格执行使用介绍信签批手续，否则，出现问题无处查找。严禁发出空白信。

（2）介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期五年。

（3）因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应即退还，未及时退还的，行政部人员要去收回，收回后，将它贴在原存根处，并写明情况，以免丢失。

（4）若发现介绍信丢失，领用人应立即反映，及时采取相应措施。

（5）行政部在接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的是否相符。

（6）一项工作需要多次联系的，未结束前，其介绍信可继续使用，结束后，行政部一定要将来人的介绍信收下备查。

（7）对前来借物、借款以及商洽较重大事件的人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，行政部人员应要求该人员在介绍信反面签注办理情况，如经手借到有关资料几件，以便日后查对。

（四）使用介绍信注意事项

（1）使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由要一一写清楚，防止冒用和伪诈。

（2）企业名称要用全称或规范化的简称。签署、用印、时间等要写明。

（3）介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的信要一致。

要点4：凭证的管理

不管是哪种凭证，都需要用印。有的用钢印，如工作证；有的用缩印，如票证；有的用领导专用章，如学生证要用校长专用章；有的用铅印等。无论用什么印，都要有严格的制度。

（一）凭证的管理要求

（1）逐号逐份点收，不得成捆论堆，并要严格履行签收手续。

（2）建立正式的凭证文书登记，不能以“良心账”代替登记。

（3）选择保密的地点和坚固的箱柜，有条不紊地入库保存，不得乱堆乱放。

（4）定期进行检查，做到心中有数，若发现异常情况，要随时提出处理意见。

（5）建立严格的出库登记，所有发出使用的凭证都要履行登记签收手续。

（6）定期进行盘存查结，向领导报告保存情况，不敷供给要报请领导机构批准再印。

（二）有价证券和其他重要凭证的管理

1.管理方法

对于有价证券和其他重要凭证，应该参照国家规定的金库管理办法进行管理。特别要建立两人同管制度、出入监督制度和全面密封制度。两人同管，必须做到事事两人同办，从入库点收起到出库登记止，包括中间的一切存取、开关、密封、检查、盘存、结报的程序在内，都要两人一同临场、一同过目、一同查对，不得单人开关库房和箱柜。出库、入库，均应由主管领导亲自监督。平时应该采用尽量可靠的办法密封，并且要做到启封办完以后立即密封。

2.保存

凭证文书，具有很高的查考价值，大都需要永久保存，因此，有关凭证的正件、抄件、存根、复写件和文稿、草图、签发、资料，都应该及时整理，妥为保存，并按立卷归档的规定，随时分类入卷，定期整理归档，不得随意丢失，更不准自行销毁。