第1篇 办公基础篇

第1章 电脑办公基础

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高手指引

电脑办公是现代社会最主要的办公方式之一，使用电脑办公不仅可以提高效率，还能够节约成本。本章主要介绍电脑办公的基础知识，包括电脑办公的方法、硬件平台、系统平台及软件平台等内容。

重点导读

了解电脑办公的含义

熟悉搭建电脑办公硬件平台的方法

熟悉电脑办公的系统平台——Windows 7

熟悉电脑办公的软件平台

1.1 认识电脑办公

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在使用电脑办公之前，首先需要认识电脑办公，包括使用电脑能完成的工作以及如何掌握电脑办公。

1.1.1 使用电脑能完成哪些工作

电脑已成为职场人员必不可少的工具之一，不但便于用户处理日常的办公事务，还能提高办公的效率，使复杂的工作变得简单、有序。归纳起来，使用电脑可以完成以下几个方面的工作。

1．处理文档

处理文档是电脑能够完成的基本工作之一，例如使用电脑来制作公司规章制度、制作论文以及产品说明书等。处理文档的常用软件包括Word、WPS等，常用操作包括输入和编辑文本，设置字体和段落格式，使用图片、表格、图形、艺术字，插入页码、页眉和页脚等。

2．制作报表

报表就是用表格、图表等形式动态地显示数据，使用电脑可轻松制作报表，并且还能在报表中计算、汇总数据。制作报表的常用软件有Excel，常用操作包括输入和编辑数据，行、列及工作表的操作，设置数据格式，使用图表，数据的排序、筛选、分类汇总及使用公式和函数等。

3．制作演示文稿

利用演示文稿，可以把复杂的文字用图片、图形的形式展示出来，从而使内容更加生动、形象。制作演示文稿的常用软件有PowerPoint，常用操作包括输入和编辑文本，设置母版，插入表格、图片、自选图形、图表、SmartArt图形，添加动画和切换效果以及控制幻灯片放映等。

4．图片、声音视频处理

图片和声音视频处理也是电脑办公中常用的操作，例如图片的美化、裁剪、合成，声音的除噪、剪辑等。常用的图片处理软件有Photoshop、美图秀秀等，常用的声音视频处理软件有会声会影、Cool Edit Pro等。

5．收发邮件

电子邮件是最常用的网络应用之一，已经成为网络交流沟通的重要途径。通过收发电子邮件，用户可轻松实现网络上资源共享以及信息传递。常用的邮件软件有Office办公系列的组件之一——Outlook，还有多种第三方软件也可收发邮件，如QQ邮箱、新浪邮箱、163邮箱等。

1.1.2 如何掌握电脑办公

作为一名新手，在学习电脑办公的过程中，一定要有一个明确的学习思路和准则，这样才能提高学习效率，在最短的时间内成为一名电脑办公高手。

首先，新手一定要先去了解电脑的一些硬件知识。不少初学者在学习电脑的过程中，总是先拿着一本操作指南去练习系统的操作方法和技巧，这样会对电脑硬件一无所知，不能深刻理解电脑中的操作。例如，对内存和硬盘的概念不理解，就难于理解存盘与未存盘的区别。由于应用系统的操作有许多是针对硬件的，因此对硬件的掌握能推动应用软件的学习。

其次，对所学的办公软件要有清楚的认识。计算机软件分为系统软件和应用软件，应用软件是能直接为用户解决某一特定问题的软件，它必须以系统软件为基础。而系统软件则是对计算机进行管理，为应用软件提供运行环境的软件。如Windows、Linux、DOS属于操作系统软件，它们的作用是实现对计算机硬件、软件的管理；Access、MySQL等为数据库管理系统；Word、Excel、PowerPoint为办公常用软件；Photoshop则是图像处理软件等。学计算机操作其实就是计算机软件的操作，在每学一种新软件之前先明确它属于哪一类的软件，它能为我们做些什么。

再次，根据需求而学习。电脑中的操作和技巧以及办公需要使用的软件有很多，想全部都掌握是不现实的，所以建议读者根据自己的实际需求而学习。学习目的明确了，就可以少走弯路，只要重点掌握电脑的基本操作及办公中常用软件的使用方法，就能轻松地使用电脑处理自己的办公业务。

最后，要学会理论与实践相结合。电脑及办公软件的学习一定离不开电脑，只看学习资料是远远不够的，要有计划地进行上机操作，反复练习，这样才能提高电脑办公的水平。

1.2 电脑办公的硬件平台

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电脑是由硬件、软件以及一些外部设备组成。硬件是指组成电脑的各种物理部件，是实实在在的器件。本节主要介绍这些硬件的基本知识。

1.2.1 电脑基本硬件设备

通常情况下，一台电脑的基本硬件设备包括CPU、内存、主板、显卡、网卡、声卡、硬盘、光驱、软驱、显示器、键盘、鼠标、机箱、电源等。下面分别介绍。

1．显示器

显示器是电脑重要的输出设备，也是电脑的“脸面”。电脑操作的各种状态、结果以及编辑的文本、程序、图形等都是在显示器上显示出来的。

新式的台式电脑、笔记本电脑和掌上型电脑则采用液晶显示器，如下图所示。

2．CPU

CPU，也称为中央处理器，是一台电脑的运算和控制核心，其重要性好比心脏对于人一样，主要功能是解释计算机指令以及处理计算机软件中的数据。

目前，市场上的CPU产品的品牌主要有Intel（英特尔）和AMD（超微）两种，下图所示为AMD品牌的CPU。

3．主板

如果把CPU比作电脑的“心脏”，主板便是电脑的“躯干”。几乎所有的电脑部件都是直接或间接连接到主板上的，主板性能的好坏对整机的速度和稳定性都有极大影响。主板一般为矩形电路板，上面安装了组成计算机的主要电路系统，并集成了各式各样的电子零件和接口。下图所示即为一个主板的外观。

4．内存

内存储器（简称内存，也称主存储器）用于存放电脑运行所需的程序和数据。内存的容量与性能是决定微机整体性能的一个决定性因素。内存的大小及其时钟频率（内存在单位时间内处理指令的次数，单位是MHz）直接影响到电脑运行速度的快慢。即使CPU主频很高，硬盘容量很大，但如果内存很小，电脑的运行速度也快不了。

目前，主流电脑多采用的是4GB、8GB的DDR3内存，一些发烧友多采用8GB、16GB的DDR4内存。下图为一款容量为4GB的金士顿DDR3 1333内存条。

5．硬盘

硬盘是电脑最重要的外部存储器之一，由一个或多个铝制或者玻璃制的碟片组成。这些碟片外覆盖有铁磁性材料。绝大多数硬盘都是固定硬盘，被永久性地密封固定在硬盘驱动器中。由于硬盘的盘片和硬盘的驱动器是密封在一起的，所以通常所说的硬盘或硬盘驱动器其实是一回事。

6．电源

主机电源是一种安装在主机箱内的封闭式独立部件，它的作用是将交流电通过一个开关电源变压器换为5V、-5V、+12V、-12V、+3.3V等稳定的直流电，以供应主机箱内主板驱动、硬盘驱动及各种适配器扩展卡等系统部件使用。

7．光驱

光驱是对光盘上存储的信息进行读写操作的设备，在大多数情况下，操作系统及应用软件的安装都需要依靠光驱来完成。

目前主要有CD光驱和DVD光驱两种类型，由于DVD光盘中可以存放更大容量的数据，所以DVD光驱已成为市场中的主流。

不过，随着U盘的普及，作为最主要媒体文件存储介质，光驱的使用人群也逐渐减少，而最新的台式机和笔记本电脑也都去掉了光驱的装配。下图所示为光驱的外观。

8．显卡

显卡也称图形加速卡，是电脑内主要的板卡之一，其基本作用是控制电脑的图形输出。由于工作性质不同，不同的显示卡提供了性能各异的功能。下图所示为电脑显卡的外观。

9．声卡

声卡是多媒体电脑的必要部件，是电脑进行声音处理的适配器。声卡有3个基本功能：一是音乐合成发音功能，二是混音器（Mixer）功能和数字声音效果处理器（DSP）功能，三是模拟声音信号的输入和输出功能。

有些声卡以附加卡的形式安装在电脑主板的扩展槽中，有些则集成在主板上，所使用的总线有ISA总线和PCI总线两种。下图所示即为一块PCI声卡。

10．机箱

机箱用于将电脑的各种配件集中固定在一起，具有保护配件、屏蔽主机系统的作用。机箱面板上一般都有电源开关和复位键两个按钮，以及电源、硬盘指示灯。

按外形不同机箱可分为立式和卧式两种。卧式的机箱体积小巧，适合于办公和商业用途，内部空间小，安装比较困难。立式机箱的体积比较大，扩展性强，如下图所示。

11．键盘

键盘是电脑系统中最基本的输入设备，用户给电脑下达的各种命令、程序和数据都可以通过键盘输入到电脑中去，标准键盘的外观如下图所示。

12．鼠标

鼠标是电脑基本的输出设备之一，用于确定光标在屏幕上的位置，在应用软件的支持下，移动、单击、双击鼠标可以快速、方便地完成某种特定的功能。

鼠标由鼠标右键、鼠标左键、鼠标滚轮、鼠标线和鼠标插头所组成。鼠标按照插头的类型可分为USB接口的鼠标、PS/2接口的鼠标和无线鼠标。下图所示即为一个USB接口的鼠标。

1.2.2 电脑扩展硬件设备

电脑扩展硬件设备包括耳麦、摄像头、音箱等。在原有基础上增加这些设备，可增加电脑的功能。

1．耳麦

耳麦是耳机和麦克风的结合体，是重要的电脑外部设备之一。耳机主要用于收听声音，麦克风则用于录入声音、语音聊天等。耳麦则兼具有两者的功能，用户也可以分别购买耳机和麦克风，以追求更好的声音效果，如下图所示。

2．摄像头

摄像头（Camera）又称为电脑相机或电脑眼，是一种视频输入设备，被广泛地运用于视频会议、远程医疗、实时监控等领域，用户可以通过摄像头在网上进行有影像、有声音的交谈和沟通，如下图所示。

3．音箱

音箱是整个音响系统的终端，作用是将电脑中的音频文件通过音箱的扬声器播放出来。因此，它的好坏影响着用户的聆听效果。在听音乐、看电影时，它是不可缺少的外部设备之一，如下图所示。

4．路由器

路由器是用于连接多个逻辑上分开的网络的设备。利用路由器，可建立局域网，可实现家庭中多台电脑同时上网，也可将有线网络转换为无线网络。如今手机、平板电脑的广泛使用，使路由器成为不可缺少的网络设备，而智能路由器也随之出现。智能路由器具有独立的操作系统，可以实现智能化管理路由器、安装各种应用、自行控制带宽、自行控制在线人数、自行控制浏览网页、自行控制在线时间、实现USB共享等功能，如下图所示。

1.2.3 常用的办公设备

电脑常用的外部相关设备包括可移动存储设备、打印机、复印机、扫描仪等。利用这些办公设备，人们可以充分发挥电脑的优异性能，如虎添翼。

1．可移动存储设备

可移动存储设备是指可以在不同终端间移动的存储设备，方便了资料的存储和转移。目前较为普遍的可移动存储设备主要有移动硬盘和U盘。

（1）移动硬盘。

移动硬盘是以硬盘为存储介质的，实现了电脑之间的大容量数据交换，其数据的读写模式与标准IDE硬盘是相同的。移动硬盘多采用USB、IEEE 1394等传输速度较快的接口，可以以较高的速度与电脑进行数据传输。

（2）U盘。

U盘又称为“优盘”，是一种无需物理驱动器的微型高容量移动存储产品，通过USB接口与电脑连接，实现“即插即用”。因此，也叫“USB闪存驱动器”。

U盘主要用于存放照片、文档、音乐、视频等中小型文件，它的最大优点是体积小、价格便宜。其体积如大拇指般大小，携带极为方便，可以放入口袋、钱包中。U盘容量常见的有8GB、16GB、32GB等，下图所示为32GB容量的U盘。

2．打印机

打印机是电脑办公不可缺少的一个组成部分，是重要的输出设备之一。通常情况下，只要是使用电脑办公的公司都会配备打印机。通过打印机，用户可以将在电脑中编辑好的文档、图片等数据资料打印输出到纸上，从而方便用户将资料进行长期存档或向其他部门报送等。

3．复印机

复印机是一种利用静电技术进行文书复制的设备，是从书写、绘制或印刷的原稿得到等倍、放大或缩小的复印品的设备。复印机复印的速度快，操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无需经过其他制版等中间手段，能够直接从原稿获得复印品。

目前，市场上绝大部分此类设备是集打印、复印和扫描为一体的一体机，即同时兼具有打印、复印和扫描的功能。

4．扫描仪

扫描仪的作用是将稿件上的图像或文字输入到电脑中。如果是图像，则可以直接使用图像处理软件进行加工；如果是文字，则可以通过OCR软件，把图像文本转化为电脑能识别的文本文件，这样可节省把字符输入电脑的时间，大大提高输入速度。

1.3 电脑办公的系统平台

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操作系统是一款管理电脑硬件与软件资源的程序，同时也是电脑系统的内核与基石。本节主要介绍Windows 7操作系统的基础知识。

1.3.1 认识Windows 7操作系统

Windows 7是由微软公司开发的新一代操作系统，具有革命性的意义。该系统旨在让人们的日常电脑操作更加简单和快捷，为人们提供高效易行的工作环境。

Windows 7系统和以前的系统相比，具有很多的优点：更快的速度和性能，更个性化的桌面，更强大的多媒体功能，Windows Touch带来极致触摸操控体验，Homegroups和Libraries简化局域网共享，全面革新的用户安全机制，超强的硬件兼容性，革命性的工具栏设计等。

下图所示即为Windows 7操作系统的界面。

1.3.2 电脑正确的开关机方法

电脑的开机和关机是使用电脑的前提，本节来介绍这些基本操作。

1．正确的开机方法

开机的方法很简单，连通电源后，按下主机箱前面的电源开关，此时开关旁边的电源指示灯会亮起，表示成功开启主机，如下图所示。

开启主机后，还需开启显示器，通常显示器的电源开关位于显示屏的下方，按下对应的开关即可。

2．正确的关机方法

不需要使用电脑时，可以将其关闭。下面介绍3种关机的方法。

（1）按下主机上的【电源】按钮，可关闭电脑。

（2）单击【开始】按钮，在弹出的开始菜单中单击【关机】按钮，也可关闭电脑。

（3）按下【Ctrl+Alt+Delete】组合键，进入如下图所示的界面，单击右下角的【关机】按钮，可关闭电脑。在电脑无反应的情况下，这种关机方法更为好用。

1.3.3 鼠标与键盘的使用

鼠标和键盘是操作电脑的重要工具，正确使用它们，可以提高用户办公工作的效率。

1．鼠标的正确“握”法

正确持握鼠标，有利于长时间的工作和学习，而不感觉到疲劳。正确的鼠标握法：手腕自然放在桌面上，用右手大拇指和无名指轻轻夹住鼠标的两侧，食指和中指自然地放在鼠标的左键和右键，手掌心不要紧贴在鼠标上，这样有利于鼠标的移动操作，如下图所示。

2．鼠标的基本操作

鼠标的基本操作包括指向、单击、双击、右击和拖动等。

（1）指向：指移动鼠标，将光标移动到操作对象上。下图所示为指向【计算机】桌面图标。

（2）单击：指快速按下并释放鼠标左键。单击一般用于选定一个操作对象。

（3）双击：指连续两次快速按下并释放鼠标左键。双击一般用于打开窗口，或启动应用程序。下图所示为双击【计算机】桌面图标，打开【计算机】窗口。

（4）拖动：指按住鼠标左键不放、移动鼠标到指定位置、再释放按键的操作。拖动一般用于选择多个操作对象、复制或移动对象等。下图所示为拖动鼠标选择多个对象的操作。

（5）右键单击：指快速按下并释放鼠标右键。右击一般用于打开一个与操作相关的快捷菜单。下图所示为右击【计算机】桌面图标，打开快捷菜单的操作。

3．键盘的使用

键盘没有按照字母顺序分布排列，英文字母和符号是按照它们的使用频率来分布的。常用字母由于敲击次数多就会被安置在中间的位置，如F、G、H、J等；相对不常用的Z、Q则被安排在旁边的位置。键盘的分布如下图所示。

准备打字时，除拇指外的8个手指分别放在基本键上，拇指放在空格键上，十指分工明确，如下图所示。

每个手指除了指定的基本键外，还分工有其他字键，称为它的范围键，如下图所示。基本键是录入时手指所处的基准位置，击打其他任何键，手指都是从这里出发，击打完之后需立即退回到基本键位。

左手食指：负责4、5、R、T、F、G、V、B这8个键。

左手中指：负责3、E、D、C共4个键。

左手无名指：负责2、W、S、X共4个键。

左手小指：负责1、Q、A、Z共4个键及Tab、Caps Lock、Shift等键。

右手食指：负责6、7、Y、U、H、J、N、M这8个键。

右手中指：负责8、I、K、，共4个键。

右手无名指：负责9、O、L、．共4个键。

右手小指：负责O、P、;、/共4个键，以及-、=、\、Back Space、[、]、Enter、Shift等键。

两手大拇指：专门负责空格键。

1.4 电脑办公的软件平台

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要想使用电脑进行办公，首先要在电脑上安装相应的办公软件。本节主要介绍常用的办公软件以及软件的安装与卸载等操作。

1.4.1 电脑办公常用软件

目前，常用的办公应用软件为Office办公软件，该软件主要包括Word、Excel、PowerPoint和Outlook等组件。通过Office办公软件，可以实现文档的编辑、排版和审阅，表格的设计、排序、筛选和计算，演示文稿的设计和制作，以及电子邮件收发等功能。

Word 2016是市面上最新版本的文字处理软件。使用Word 2016可以实现文本的编辑、排版、审阅和打印等功能。下图所示为Word 2016界面。

Excel 2016是微软公司最新推出的Office 2016办公系列软件的一个重要组成部分，主要用于电子表格处理，可以高效地完成各种表格和图的设计，进行复杂的数据计算和分析。下图所示为Excel 2016初始工作界面。

PowerPoint 2016是制作演示文稿的软件。使用PowerPoint 2016可以使会议或授课变得更加直观、丰富。下图所示为PowerPoint 2016界面。

1.4.2 软件的安装与卸载

在使用软件前，首先要在电脑上安装软件。若不需要再使用该软件，则可卸载该软件，从而清理电脑磁盘空间。下面以Office 2016为例介绍软件的安装与卸载方法。

1．软件的安装

安装软件时需要获取软件的安装程序，用户可以在微软的官网商城中购买Office 2016的安装程序，只需在浏览器中输入微软中国官方商城网址http://www.microsoftstore.com.cn/，然后选择要购买的软件版本，即可购买该软件，如下图所示。

此外，如果需要安装其他软件，可以通过官网下载、在应用商店获取或者在360软件管家中下载的方法获取安装程序。

购买Office 2016的安装程序后，就可以安装Office 2016软件了。具体的操作步骤如下。

2．软件的卸载

打开【程序和功能】窗口后，可以看到电脑中安装的所有软件，选择要卸载的软件，单击【卸载/更改】按钮即可卸载。具体的操作步骤如下。

高手私房菜

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技巧1：左手使用鼠标的设置

如果用户习惯用左手操作鼠标，就需要进行简单地设置，以满足用户个性化的需求。具体的操作步骤如下。

技巧2：为电脑安装更多的字体

安装操作系统后，电脑本身将提供一些字体，若这些字体不能满足用户的需求，还可以在网络上下载更多漂亮美观的字体，并将其添加到电脑中。具体的操作步骤如下。