2.1　Access 2010数据库概述

自Microsoft公司于1992年推出Access 1.0迄今已20多年，目前使用的最新版本是Access 2016。作为一个广受欢迎的关系型数据库管理系统，Access系列以友好的界面、众多的向导和便捷的操作受到用户的青睐。Access 2010是Office 2010成员之一，它提供了诸如表生成器、查询生成器、报表生成器、宏生成器等可视化操作工具，以及表向导、查询向导、窗体向导、报表向导等对象生成工具。用户甚至可以不需要写一句代码就可以轻松地生成应用程序、报表，完成一些日常的、通用的事务。对专业人员而言，内嵌的VBA（Visual Basicfor Application）可以开发出极具表现力的数据库程序界面（窗体），实现各种功能以满足各类用户特定的需求。

2.1.1　Access 2010的特点

Access 2010作为一个桌面数据库管理系统具有如下一些特点：

（1）既面向终端用户，又面向开发人员。终端用户经短期培训后可以使用向导、可视化工具以及设计视图环境完成数据库操作，实现一些通用功能；专业开发人员可以使用SQL命令、VBA语句编写数据库管理软件，以实现用户的特定功能。

（2）Access 2010是面向对象、采用事件驱动的关系型数据库管理系统。数据库本身就是一个对象，它还包含了表、查询、窗体、报表、模块和宏6个对象。

（3）Access 2010是一个开放式数据库管理系统，可以通过ODBC（开放式数据库互连）与其他数据库系统和应用程序相连，实现数据的访问、交换与共享。

（4）支持多媒体技术，可以通过OLE（对象链接与嵌入）技术保存、编辑、展示声音、图像、图表以及动态视频等多媒体数据，使得应用程序的界面多姿多彩。

（5）Access 2010提供了网络数据库功能，支持Access与Share Point网站的数据库共享，使用Access 2010可以很容易地将数据发布到Web上，为网络用户提供数据库共享带来方便。

（6）内置众多的宏和函数，具备完善的联机帮助。宏可以帮助用户便捷地完成一些数据库常规操作；函数则用于建立表达式，实现各种算术运算、逻辑运算；遇到问题时，联机帮助系统将为用户提供服务。

（7）与以往的版本相比，Access 2010增添了以下一些新功能。

①全新的用户界面：Access 2010使用称为功能区的标准区域来代替以前版本的分层菜单和工具栏，使用户操作更为方便。

②更强大的对象创建工具：Access 2010使用“创建”选项卡可快速创建新表、查询、报表、窗体及其他数据库对象；如果在导航窗格中选择了一个表或查询，则可以通过选择“窗体”或“报表”命令，基于该对象来创建新窗体或报表。

③改进的数据显示：新增的数据显示功能可帮助用户更快地创建数据库对象，然后更轻松地分析数据。

④新的数据类型和控件：计算数据类型、附件数据类型、多值字段、增强的“备注”字段、日期/时间字段的内置日历控件。

⑤共享Web网络数据库：还提供了一种数据库应用程序，作为Access Web应用程序部署到Share Point服务器上的新方法。

⑥增强的安全性：利用增强的安全功能以及与Windows Share Point Services的高度集成，可以更有效地管理，并使用户能够让自己的信息跟踪应用程序比以往更加安全。

2.1.2　安装Access 2010

Access 2010安装工作伴随着Office 2010的安装而进行，本书选择的操作系统是Windows 7，具体安装步骤如下：

（1）将Office 2010安装光盘插入光盘驱动器中，执行其中的Setup.exe文件，经过必要的安装文件准备后，弹出“阅读Microsoft软件许可证条款”窗口，选中“我接受此协议的条款”复选框，然后单击“继续”按钮。

（2）在弹出的“选择所需的安装”窗口中单击“自定义”按钮。

（3）在弹出的窗口中选择“安装选项”选项卡，单击“Microsoft Access”组件，在弹出的菜单中选择“从本机运行全部程序”（见图2-1），也可以单击“Microsoft Access”组件前的“+”按钮，在展开的子组件中进一步选择各子组件的安装方式（见图2-2）；选择“文件位置”选项卡，设置Office 2010的安装路径，一般采用默认的路径（见图2-3）；选择“用户信息”选项卡，输入用户名全名、缩写和公司/组织名称（见图2-4），以便将来能在创建文档时自动插入用户信息。

（4）设置好以上信息后单击“立即按钮”按钮，开始安装Access 2010。完成后重新启动Windows 7，全部安装工作结束。在以后的使用中，如果需要对所安装组件进行添加、删除或者重装，可以再次执行Office 2010安装光盘上的Setup.exe文件。

2.1.3　Access 2010数据库的对象

客观世界中的每个事物都可以看成一个对象，世界就是由无数的对象组成的。Access 2010数据库管理系统采用面向对象的设计方法，它将数据库看成一个对象，以.accdb为文件扩展名保存在磁盘上（低版本的Access以.mdb为文件扩展名进行保存，例如Access2003）；一个实用的信息系统包含若干个数据库，即包含了若干个对象。

Access数据库本身如同一个大容器，其内部包含6个数据库对象：表对象、查询对象、报表对象、窗体对象、模块对象和宏对象，它们都存放在同一个文件内，而不像有些数据库（如Visual Fox Pro等）那样分别存放在不同的文件中，这样就方便了数据库文件的管理。

1.表对象

表是数据库中用来存储数据的基本对象，用于存储实际数据，表中的一行称为记录，一列称为字段。一个数据库中可以包含多个表，一个表应围绕一个主题建立，例如学籍表、成绩表等；相关的表之间可以创建关系，建立了关系的多个表可以像一个表一样使用。数据在表对象中的保存是有结构、有顺序的，通常要受某些规则的约束，其数据重复存储的可能性要求降到最低。Access 2010可以对表中的结构和数据进行处理和维护。

2.查询对象

查询是数据库中非常重要的操作，是指根据指定条件从数据表或其他查询中筛选出符合条件的记录。查询结果以表的形式显示，它是一个动态数据集合，每执行一次查询操作都会显示数据源中最新数据。查询对象的本质是SQL（Structure Query Language，结构化查询语言）命令，虽然查询对象的运行结果同数据表，但它不包含数据，可以称其为虚表、视图。

3.窗体对象

窗体是用VBA开发的应用程序界面，用以实现用户与数据库的交互。窗体作为容器，可以再设置其他对象，诸如文本框、列表框、选项卡、标签、选项组等（统称为控件）。窗体本身不包含数据，窗体的数据来源于表对象，或通过查询对象间接与数据表相连。一个外形美观、操作便捷的界面是用户选择信息管理系统的依据之一。简单的系统通常只有一个窗体，复杂的则可以使用多个，其中有的窗体用于操作选择，有的则用于用户与数据交互。

Access 2010为开发人员设计窗体提供了向导，利用向导可以不写一条代码就能完成信息系统设计。但对于复杂的用户需求，向导往往无法实现所有功能，这时就必须由专业人员在代码窗口用Visual Basic语言编写程序访问数据库的各个对象，这是信息系统的高级开发方式，是数据库使用的最高境界。

4.报表对象

报表对象不包含数据，它的作用是将用户选择的数据按特定方式组织并打印输出。报表由称为报表控件的对象组成，其数据来源于表对象、查询对象或SQL命令。

5.模块对象

模块对象的实质是VB程序，可分为类模块和标准模块，其中标准模块又可分为Sub过程、Function过程。Access 2010没有提供，也无法提供生成模块对象的向导，必须由开发人员编写代码形成。

通过模块，用户可以访问数据库中其他对象，但模块不提供界面，一般不使用于数据库与用户交互场合，用户的少量数据可通过InputBox（）函数输入，查询、计算的结果可通过MsgBox（）函数或立即窗口输出，窗体对象中的事件过程可以调用模块对象中的过程。

6.宏对象

宏对象是若干个操作组成的序列，也可以是宏的集合，用户使用一个宏或宏组可以方便地执行一系列任务。宏也可以被定义成工具栏上的一个按钮，单击按钮就可以自动完成一组操作，例如将一个报表打印输出。

2.1.4　开始使用Access 2010

1.启动Access 2010

启动Access 2010很简单，如果是在Windows 7下按默认路径安装的，则可按下列步骤执行：选择“开始”→“所有程序”→Microsoft Office→命令，此时桌面上即呈现Access 2010（以后简称Access）应用程序窗口，并显示Backstage视图，如图2-5所示。Backstage视图是功能区“文件”菜单上显示的命令集合，还包括适用于整个数据库文件的其他命令。在打开Access但未打开数据库时可以看到，通过它可快速访问常见功能，例如，“打开”“新建”“空白Web数据库”等命令。

如果在桌面上或某个文件夹中已存在一个*.accdb文件（图标为），即数据库已经存在，则只需双击该图标，就能启动Access并同时打开该数据库，显示相应的数据库窗口。

2.创建数据库

在创建数据库对象之前，必须先创建数据库。

【例2-1】创建“研究生管理”数据库。

（1）启动Access，在“文件”选项卡中选择“新建”命令，打开“可用模板”窗格（见图2-5）。

（2）在中间的窗格中单击“空数据库”，在右侧的“文件名”文本框中输入要保存的数据库文件名，如需更改保存位置，则单击右侧的按钮，在弹出的图2-6所示的对话框中进行设置。默认保存位置是“文档”，默认文件名是Database1.accdb，这里将其修改为“研究生管理.accdb”。

（3）单击“创建”按钮，数据库创建完毕，主窗体界面如图2-7所示。可以看到数据库中自动创建了一个名为“表1”的表对象，并以数据表视图方式打开“表1”，光标位于“单击以添加”列中第一个单元格中，可以对表1进行编辑操作。

注意：在“研究生管理”数据库窗口左侧显示的是导航窗格［见图2-8（a）］，可以对数据库中6类对象以不同的方式进行浏览［见图2-8（b）］，作用是帮助用户选定并打开对象，并可通过快捷菜单对对象进行各种操作［见图2-8（c）］。

3.退出Access

与任何Windows 7下的应用程序相似，要关闭Access，只需单击窗口右上角的“关闭”按钮，或者打开“文件”菜单，选择“退出”命令。在退出Access时，如果有某对象处于打开状态且已进行编辑，则Access将提醒用户在关闭前予以保存。图2-9提示用户正在创建或编辑一个数据表的结构，单击“是”按钮则将保存该表，如果单击“否”按钮则放弃对表结构的改动。