2.5　数据的导出与导入

数据的导出/导入操作可实现各类不同数据文档的格式互换，这样Access可以使用其他应用程序的数据（如Excel工作簿），Excel等软件也可以使用转换后的Access数据表，从而实现数据资源的共享。

2.5.1　数据的导出

在导航窗格中选定需要导出的表对象，在“外部数据”选项卡“导出”组中进行选择，如图2-58（a）所示；或者右击需要导出的表对象，在弹出的快捷菜单中选择“导出”命令，并进一步选择导出数据的格式，如图2-58（b）所示。

1.导出为Excel工作表

Excel是比较流行的数据文件格式，经常会有Access与Excel共享数据的需求。

【例2-20】将“研究生”表导出为一个名为“研究生”的工作表。

（1）在导航窗格右击“研究生”表，在弹出的快捷菜单中选择“导出”→“Excel”命令，弹出图2-59所示的对话框。

（2）在对话框中选择文件格式为“Excel工作簿（*.xlsx）”类型，文件名为“研究生.xlsx”，单击“确定”按钮。

（3）在弹出的“保存导出步骤”对话框中，直接单击“关闭”按钮。

注意：如果“研究生”工作簿已存在，则“研究生”数据表将复制成其中的一个名为“研究生”的工作表；如果“研究生”工作簿不存在，系统先创建一个“研究生”工作簿，再建立一个“研究生”工作表，如图2-60所示。

2.导出为文本文件

文本文件是不带控制格式字符的文件，许多应用程序都能识别文本文件，是各种类型应用程序之间交换数据的常用文件格式。导出时，可以选择“文本文件”，还需作进一步设置，如数据项之间的隔离方式，为数据项加上双引号等。

【例2-21】将“研究生”表导出为“研究生.txt”文本文件。

（1）在导航窗格右击“研究生”表，在弹出的快捷菜单中选择“导出”→“文本文件”命令，弹出图2-59所示的对话框（类似），设置文件名为“研究生.txt”，单击“确定”按钮，弹出“导出文本向导”对话框。

（2）在“导出文本向导”的第1个对话框中，决定文本数据的格式细节。文本数据或者用统一的宽度相区别，或者用双引号区别（数值型和日期型数据无双引号），这里选择“固定宽度”单选按钮，如图2-61所示。设置后单击“下一步”按钮。

（3）在“导出文本向导”的第2个对话框中，设置字段的分隔位置（注意光标处的虚线），如图2-62所示。然后单击“下一步”按钮。

（4）在“导出文本向导”的第3个对话框中，单击“完成”按钮，并在随后出现的对话框中单击“确定”按钮，至此数据表导出成文本文件的操作全部结束。生成的文本文件内容如图2-63所示。

3.导出为HTML文档

HTML是网页文件的格式，数据表导出为HTML文档就是将数据表中的数据转换成可通过浏览器访问的Web文件。导出时选择“HTML文档”即可。用IE打开的通过“研究生”表导出的HTML文档如图2-64所示。

2.5.2　数据的导入

导入是导出的逆过程。数据的各种导入操作可以通过快捷菜单中的“导入”命令，也可以通过“外部数据”选项卡中的“导入并链接”组进行。

【例2-22】将例2-20生成的“研究生”工作表导入为Access数据表“研究生2”。

（1）单击“外部数据”选项卡“导入并链接”组中的“Excel”按钮，弹出图2-65所示的“获取外部数据-Excel电子表格”对话框。数据可导入成一个新表，也可以追加到一个已存在的表中。如果是追加，则两个表的结构要相同或兼容，且新数据进入后不得违反各类完整性约束。本例文件名选择“研究生.xlsx”，选中“将源数据导入当前数据库的新表中”单选按钮，单击“确定”按钮，弹出“导入数据表向导”对话框。

（2）在“导入数据表向导”的第1个对话框中，为数据表选择合适的工作表或区域，如图2-66所示。本例采用默认的“显示工作表”选项，直接单击“下一步”按钮。

（3）在“导入数据表向导”的第2个对话框中，设置列标题是否作为表的字段名称，如图2-67所示。默认选择“第一行包含列标题”复选框，即让“学号”“姓名”等成为数据表的字段名。直接单击“下一步”按钮。

（4）在“导入数据表向导”的第3个对话框中，选择需要导入的工作表字段，如图2-68所示。默认为全部导入。如果哪列无须导入，可以选定该列，同时选中“不导入字段（跳过）”复选框；如果需要，还可为即将导入的字段创建索引。本例保持默认设置，直接单击“下一步”按钮。

（5）在“导入数据表向导”的第4个对话框中，选择是否需要设定主键，如图2-69所示。若选择“让Access添加主键”单选按钮，则数据表将新增一个“ID”字段，其值是从1开始的自然数，用以标识不同的记录。本例选择“我自己选择主键”单选按钮，并通过右侧的下拉列表框选择“学号”字段为表的主键，单击“下一步”按钮。

（6）在“导入数据表向导”的第5个对话框中，确定新数据表的名称，如图2-70所示。本例将新表命名为“研究生2”，然后单击“完成”按钮，在弹出的“保存导入步骤”对话框中直接单击“关闭”按钮结束导入工作。

说明：Excel是电子表格软件，其工作表不存在结构的概念，因此导入形成的数据表的结构很粗糙。观察“研究生2”的设计视图，可发现姓名、性别等文本型字段的长度为255字符，是文本类型允许的最大长度，入学分数则使用了双精度型，对存储空间造成了极大的浪费。因此数据导入完成后，应该在设计视图中对字段的类型、长度进行适当修改。

2.5.3　数据的链入

2.4.2节通过导入操作将一个Excel工作表转变成Access数据库中的数据表。导入操作完成后，在“研究生管理”数据库中添加了“研究生2”表，这个数据表与数据源“研究生.xlsx”中的“研究生”工作表没有任何联系，即当Access的“研究生2”表数据变化时，“研究生”工作表不会有变化；反之“研究生”工作表中的数据更新也不会影响到“研究生2”数据表。但在很多场合需要Access与Excel共享一组数据，任何一方对数据的编辑要让另一方共同使用，Access提供的数据链入操作可实现这个目的。

数据链入操作可实现这个目的。

【例2-23】将例2-20生成的“研究生”工作表链入“研究生管理”数据库中。

链入数据源的操作与导入数据相似：

（1）单击“外部数据”选项卡“导入并链接”组中的“Excel”按钮，弹出图2-65所示的对话框。本例文件名选择“研究生.xlsx”，选中“通过创建链接表来链接到数据源”单选按钮，单击“确定”按钮，弹出“链接数据表向导”对话框。

（2）在向导的第1个对话框中（类似图2-66），为数据表选择合适的工作表或区域，本例保持默认，直接单击“下一步”按钮；在向导的第2个对话框中（类似图2-67），设置列标题是否作为表的字段名称，本例保持默认，直接单击“下一步”按钮；在向导的第3个对话框中（类似图2-70），确定链接表的名称。本例将链接表命名为“研究生3”，然后单击“完成”按钮结束链入工作。导航窗格中表对象中多了个链接表“研究生3”，如图2-71所示。

观察图2-71，可发现链接表的图标与一般的表不相同，明显带有数据源Excel工作簿的特征，这是因为“研究生3”仅仅是一个链接对象，它本身并没有数据，数据依然保存在Excel工作簿中，Access与Excel都可以对这些数据进行浏览、编辑。因此，打开链接表时看到的数据实际上是Excel工作表，一旦“研究生”工作簿被删除或重命名，打开“研究生3”链接表时将弹出图2-72所示的出错信息提示对话框。