1.5 空头文件≠管理模式

1.5.1 “藏经阁”

不少企业在建立维修管理模式、GB/T 33172—2016资产或TPM（全面生产维护）等管理体系时，居然以建立一套文件为终极成果，如手册、程序文件、指导书、表格等。

当然不是说不需要建立文件。没文件会导致做工作无从下手、运行会失去划一的准则、人员培训会缺乏一致性等，继而企业的可持续发展会受到影响。但把主要心思用在做精美的文件，而不是用在文件的执行、执行结果的检查和改进，于是文件就成了空头文件。

而把文件视为终极成果，基本都会打造一个像模像样的文件室或计算机文件库，类似于少林寺的“藏经阁”。但问题是，光有“藏经阁”却不去苦心修炼，又怎么可能成为“扫地僧”呢?

1.5.2 有效性是生命力

实际上，“搞管理模式，就是要搞一套文件”的观点和做法，既是文牍主义的典型表现，也是对管理模式建设的严重误读。但凡管理模式者，“有效性”是其生命力，是其最基本的要求。例如：

1）推行“第四代维修模式：战略维修”，要使维修工作为企业经营战略目标的如期实现做出贡献，例如提高OEE（设备综合效率）、设备全寿命周期投入产出比。

2）推行GB/T 33172—2016，要提高资产全寿命周期的价值创造能力（包括但不限于总资产报酬率）。

3）推行精益，要提高效率和降低成本。

换言之，企业推行任何管理模式若只是建文件，则未达到“有效性”这一最基本要求。“现代管理之父”彼得·德鲁克曾如此说：“管理是一种实践，其本质不在于知而在于行；其验证不在于道理而在于成果”。

文件充其量只能算是“道理”而非成果。于企业而言，成果是指客户满意、营业额、利润、社会价值等；于维修工作而言，成果是可靠性、可用性、全寿命周期成本等。

1.5.3 空头文件的危害

笔者曾目睹一个不过2000人左右的工厂，其管理手册、程序文件、规章制度、指导书、表格、外来文件等，加起来居然超过1000份，其中有很多文件不要说去执行，连看都没人看。而且，文件往往与会议紧密关联，“文山会海”这个成语就形象地说明了这一点。即便是空头文件，企业也要花宝贵的时间与精力开会进行起草、讨论、审核、宣传。另外，文件一多，互相矛盾的规定就多，懒政者常惯于借这类文件来推诿责任。更有甚者，一些部门在起草文件时，缺乏全局观念而心怀部门墙主义，素爱写上只有利于本部门局部利益的规定，以制约和挤兑其他部门。

建文件理应是增值的工作，所建的文件既不应成为空头摆设，也不应成为白白消耗宝贵时间与精力的一个源头，更不应成为懒政者和部门墙主义者的盾牌。

1.5.4 消除文牍主义

空头文件、文牍主义在不少企业大行其道，与企业高层对管理模式的认知程度、价值取向有直接的关系。邓小平同志在治军治国中消除文牍主义的方法，①也可用于企业管理模式的文件建设。

1.严肃对待

注意调查研究，勤于观察与思考，做到精通业务。毛泽东主席曾称赞说：“看邓小平的报告，好像吃冰糖葫芦”。

2.明确规定

目标明确、职责明确、任务明确、方法明确。

3.减少发文（或合并使用）

可发可不发的文件，坚决不发。邓小平同志特意提醒同事：“下面深感文件太多的痛苦，我们应加注意”。

4.简明扼要

重复的话要省略，可以不说的话要坚决压缩掉。

5.切合实际

内容要符合客观实际，掌握分寸，恰如其分。

6.力抓落实

邓小平同志曾严厉批评“公文旅行”的做法，“为什么非把文件传过来传过去，尽画圈，还不是官僚主义?有的事画圈画了半年还解决不了，究竟是赞成还是反对，也不知道”。

1.5.5 以价值成果为导向

企业在建设各类管理模式时，“文件多且精美，管理乱与低效”的情形并不少见，故而考核管理模式建设的优劣时，应以价值成果为导向，而不应以建立文件为导向；应多下现场去验证价值成果，而不能只是在办公室、会议室看文件听汇报就算完成了验证；对于“搞管理模式就是要搞一套文件”的观点和做法，应及时予以批评和纠正。

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[1] 资料来源：国家市场监督管理总局官网，2017年 4月 17日，《质检总局关于 2016年全国特种设备安全状况情况的通报》。

[2] 见参考文献[10]第 2页。

[3] 见参考文献[3]第 9-10页。

[4] 见参考文献[11]第 26页。

[5] 见参考文献[12]第 10-13页。