4.6 实例精讲——设计固定资产档案表
固定资产是指使用年限在一年以上、单位价值在规定标准以上、并在使用过程中保持原来实物形态的资产。固定资产是企业长期使用的资产，作为企业资产的主要部分，固定资产的核算与管理一直是企业会计和资产管理工作的重点。
练习目标
本节练习使用Excel建立一个固定资产档案表，用于管理固定资产信息。通过对操作步骤的详细讲解，读者应能熟练掌握命名单元格区域、使用数据验证功能规范数据输入，以及使用记录单添加、删除记录的操作方法。
设计思路
首先编制一个基础设置表，记录固定资产档案表中固定使用且使用频率较高的字段，并分别定义名称；然后定义数据格式，使用填充柄和数据验证功能快速录入表数据；最后使用记录单添加固定资产信息，结果如图4-80所示。
图4-80 固定资产档案表
操作步骤
4.6.1 编制基础设置表
4-3 编制基础设置表
在固定资产统计表中要记录资产的物理类别、变动方式、使用状态和使用部门，为操作方便，可以先创建基础设置表，并使用名称管理器定义名称。
（1）新建一个工作簿，将其中一个工作表重命名为“基础设置”。
（2）在工作表中输入相关文本信息，建立表头，并设置单元格格式，效果如图4-81所示。
图4-81 输入信息
（3）定义名称。
选中A3：A9单元格区域，在“公式”菜单选项卡的“定义的名称”区域单击“定义名称”按钮，弹出“新建名称”对话框。在“名称”文本框中输入“物理类别”，“范围”为“工作簿”，“引用位置”自动填充选取的单元格区域，如图4-82所示。单击“确定”按钮关闭对话框。
（4）使用上一步同样的方法定义名称“变动方式”“使用状态”“使用部门”。
此时，单击“公式”菜单选项卡中的“名称管理器”按钮，在弹出的“名称管理器”对话框中可以查看已定义的名称，如图4-83所示。
图4-82 “新建名称”对话框
图4-83 “名称管理器”对话框
4.6.2 编制固定资产档案表
4-4 编制固定资产档案表
各类固定资产数据构成固定资产档案，记录固定资产的原始信息。
（1）新建Excel工作表，并重命名为“固定资产档案”。
（2）建立固定资产档案表格框架。在工作表中相应单元格中输入表头信息，如图4-84所示。
图4-84 固定资产档案格式
接下来输入数据，首先输入资产编号。
（3）选中A3单元格，单击“开始”菜单选项卡“数字”区域右下角的扩展按钮，在弹出的“设置单元格格式”对话框中切换到“数字”选项卡，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“A000”，如图4-85所示。单击“确定”按钮关闭对话框。
（4）在A3单元格中输入“A001”，然后将鼠标指针移到单元格右下角，当鼠标指针显示为
时，按下鼠标左键向下拖动到A19单元格，选中的区域即可填充序列，如图4-86所示。
物理类别、变动方式、使用状态和使用部门使用频率较高，如果每个数据都通过键盘输入，不仅浪费时间还容易出错。利用数据验证功能，可以提高数据输入速度和准确性。
图4-85 自定义格式
图4-86 填充序列结果
（5）设置数据验证。选中B列，在“数据”菜单选项卡的“数据工具”区域单击“数据验证”按钮，弹出“数据验证”对话框。
（6）在“允许”下拉列表框中选择“序列”，在“来源”文本框中输入“=物理类别”，如图4-87所示，单击“确定”按钮关闭对话框。
提示：
由于已经在“基础设置”工作表中定义了名称“物理类别”，所以在“来源”中可以直接输入“=物理类别”。这里为整列设置数据验证，是为了防止随着数据业务量的增加，选择的数据区域范围不够用。
此时，B列单元格右侧将显示一个下拉按钮，单击该按钮，可以弹出下拉列表框选择输入项，如图4-88所示。
图4-87 设置B列数据验证
图4-88 选择序列中的数据
（7）按照上述方法，为D列、E列、G列分别设置数据验证，“来源”分别输入“=变动方式”“=使用状态”和“=使用部门”。
为整列单元格设置数据验证之后，表头部分也出现了数据验证的下拉按钮，接下来取消表头单元格的数据验证。
（8）按住Ctrl键单击不需要设置数据验证的B2、D2、E2和G2单元格，在“数据”菜单选项卡的“数据工具”区域单击“数据验证”按钮，弹出如图4-89所示的提示对话框，提示用户选定区域含有多种类型的数据验证，是否清除并继续。
（9）单击“确定”按钮，弹出“数据验证”对话框。此时，“允许”条件显示为“任何值”，如图4-90所示。单击“确定”按钮，即可清除选中单元格的数据验证。
图4-89 提示对话框
图4-90 “数据验证”对话框
提示：
用户也可以单独选中每个要取消数据验证的单元格，在“数据验证”对话框中将“允许”的验证条件设置为“任何值”。
（10）输入日常业务信息。按照实际发生业务，输入固定资产档案信息，如图4-80所示。
至此，固定资产档案表编制完成。
4.6.3 添加固定资产信息
4-5 添加固定资产信息
在Excel中建立数据表之后，只要有字段名，Excel就会自动产生一个记录单。使用记录单可以一次输入或显示一个完整的信息行（或称记录），可以删除、修改或用指定的条件查找特定的记录，操作十分方便。
（1）选中“固定资产档案”工作表数据区域中的任意一个单元格，在快速访问工具栏上单击“记录单”按钮
，打开如图4-91所示的记录单，默认显示第一条记录。
（2）单击“新建”按钮，显示一个空白的记录单，如图4-92所示。
（3）在记录单中的每一个字段中输入相应的内容，按Tab键下移一个字段；按Shift+Tab键上移一个字段，输入完成的结果如图4-93所示。
图4-91 记录单
图4-92 新建记录单
图4-93 添加记录
注意
在输入记录内容时，使用公式的字段不用输入。如果要撤销所做的修改，可以单击记录单对话框中的“还原”按钮。
（4）输入完毕后，单击“关闭”按钮完成记录添加。添加的记录显示在所有记录的最后，如图4-94所示。
图4-94 添加的记录