五、委托代理记账的优势与不足
根据法律规定,企业在领取营业执照后15天内就要设置账本,一个月内需要办理税务登记,进行纳税申报。
记账报税是必不可少的,由谁来做这项工作,是一个值得商榷的问题,老板们需要斟酌的是,应该在企业内部设置专职岗位,还是将其外包给第三方公司。
对大多数小公司而言,由于前期规模小、业务简单、经济实力有限,专门雇用一名专职会计进行记账申报,势必会增加企业成本、加重企业负担,性价比不高。于是很多小公司都会选择代理记账,将公司的记账报税工作委托给外部的第三方财务公司,企业的会计核算、记账、报税等一系列的工作全部委托给专业记账公司完成,内部只设立出纳岗位,负责日常货币收支业务和财产保管等工作。
委托代理记账,法律上是允许的,《中华人民共和国会计法》第三十六条明确规定:“不具备设置条件的,应当委托经批准设立从事会计代理记账业务的中介机构代理记账。”
1.委托代理记账的优势与弊端
凡事有利有弊,选择代理记账,大多是小公司初创期的无奈之举,公司老板对代理记账优势与不足要有一个充分的认识,做到心中有数(表1-1)。
表1-1 代理记账和专职会计优劣势分析表
2.代理记账的流程
代理记账公司的业务流程包含如下步骤。
第一,接票。每月的固定时间由客户公司提供原始单据,代理公司安排人员上门使用“交接清单”领取发票、收据,或由客户公司直接快递过去。
第二,做账。根据客户要求做账,包括手工账和电脑账。代理记账公司会按照自己制定的内部流程为客户做账,做账过程一般要遵守录入和审核分开的原则,手工账根据电脑账打印出来,按规定装订。
第三,报税。根据税务机关要求,于每月15日之前(节假日会顺延),安排专业人员负责纳税申报工作。当前一般都是采用网上纳税申报的形式,遇到特殊情况,也需要财务人员去税务局办理。代理记账人员要清楚自己所属的税务专管员,并和专管员保持联系、沟通。
第四,回访。由代理记账公司返回税单、财务报表、纳税申报表等会计资料,客户公司再与出纳对账,安排下月工作。
3.如何选择代理记账公司
代理记账行业从业者众多,水准参差不齐,选择代理记账公司时,务必擦亮眼睛,公司老板亲自或安排专人前往实地考察。一般而言,正规的代理记账公司应当符合以下几个标准。
第一,有营业执照和《代理记账许可证》。代理记账公司必须是在市场监督管理局正规登记注册的有限公司,且有财政局下发的《代理记账许可证》,方可开展代理记账业务。
第二,有固定的办公场地和设备。代理记账公司必须有合法的经营场所,因为要保存客户的会计档案,所以办公场所必须确保安全、干净、整洁、不偏僻,最好设有专门的档案保存室。
第三,营业执照合法合规。在选择代理记账公司时,要将对方的营业执照在市场监督管理局网站上进行查询,看其营业执照的经营范围中是否有工商登记代理的经营项目。
第四,拥有一定数量的专业从业人员。人员结构合理且齐全,如经理、外勤、记账会计、税务会计、审核会计等。另外,代理记账公司做账总负责人的资质要求较高,一般是拥有多年行业经验的会计师或注册会计师,熟悉各个行业。
第五,硬件设备齐全。应当有专门用于做账的电脑并安装了相应的财务软件,并配有打印机、读卡器等设备。
第六,使用专业财税处理软件。正规的代理记账公司必须使用专业的财务软件处理记账事宜,财务软件需要到财政局备案方可使用,有的代理记账公司没有采用财政部批准的财务软件来替代手工记账。
第七,签订委托协议。正规的代理记账公司都会与客户签订正式的委托协议。
第八,服务项目明确,收费合理清晰。正规代理记账公司收费一般合理且明确,而且拥有明确的服务项目及服务方式。
第九,完善的财务交接机制。代理记账公司和所服务的客户公司要有完善的沟通机制和材料、信息传达、交接机制。
选择代理记账公司时,不要一味贪图便宜、追求低价,有些职业操守不佳的记账代理公司,会以低价吸引客户,后期,要么不断以各种名目让客户追加费用,要么将业务层层转包(公司不养团队,只做营销,拓展客户),要么长期给客户做零申报,只报税,不记账或极少记账。更有甚者,还有一些代理记账公司会利用客户财税知识的欠缺来设局诈骗。
▎案例1-4▎
2019年,刘老板通过某搜索引擎结识了专门做代理注册公司和代理记账保税业务的郑某,委托郑某为自己在上海注册了一家公司,并将公司的记账业务交给郑某打理。
刘老板在老家安徽还有一家公司,2020年底,郑某称刘老板名下的两家公司之间涉嫌虚开增值税发票。
虚开增值税发票,是要承担刑事责任的,刘老板得知后焦急不已,由于公司成立后财税问题一向由郑某办理,自己对公司涉税问题几乎一窍不通,同时,双方合作一年多,刘老板自感已经建立了信任关系,便向郑某请教对策。
面对刘老板的请求,郑某称可以托人搞定,但需要刘老板出钱疏通关系。
怕惹上官司的刘老板,对郑某言听计从,对其要求几乎是有求必应,先后给其转账3万余元,用来破财消灾。
一番运作之后,郑某称事情已经摆平,刘老板还需补缴3万多元的税款。
刘老板不解,已经付出了一笔费用来疏通关系,为何还要补缴如此多的税款?面对质问,郑某先是含糊其词,后又改口称只需补缴1.5万元的税款即可。
无奈之下,刘老板只得转钱、补税。
但是郑某后来一直未能提供完税证明,刘老板觉得其中有猫腻,可能被郑某欺骗,便去税务机关找到税务专员询问,才得知自己的公司根本未涉及虚开增值税发票,虚开一事完全是郑某下的套、设的局。
在刘老板的逼问下,郑某虽然承认了诈骗事实,但一直未退回赃款。无奈之下,刘老板选择报警。
经警方调查,郑某并没有会计证,他是和姐夫一起从事的代理记账业务。属地检察院经审查认为郑某以非法占有为目的,诈骗他人财物,数额较大,以诈骗罪对其提起公诉。
最终,人民法院以诈骗罪判处郑某有期徒刑一年,缓刑一年,并处罚金人民币2万元。
遇到上述代理记账公司,会给企业带来巨大的财税风险。
因此,当公司发展到一定规模、一定阶段的时候,要适时将记账报税工作收回公司内部,设立专门的财务岗位,以便加强财税内控。同时,由于企业自身的财务人员不一定都能完全胜任相关工作、把控所有风险,因此,民企在财税管控方面在必要的时候也要学会利用“外脑”,比如,聘请注册会计师、注册税务师做日常财税顾问。在企业营销、管理、投资模式设计或业务流程优化与建章立制时,应主动听取财税专业人士的意见,定期进行企业财税法律风险诊断评估,积极开展税务筹划,做到既不违法,又能把税务成本控制在最低水平。