1.5 Time-bound:和时间做朋友来提高效率
SMART目标管理法的第5个原则是Time-bound(有明确截止期限的),指的是目标要有时间限制,或目标的实现要有一定期限。
个人成长权威人士博恩·崔西(Brian Tracy)说:“为自己的目标设定一个最后期限。如果一个目标没有最后期限,就不会产生紧迫感,从某种意义上说,你的行动就没有真正的起点和终点,自然而然地,你就会拖延时间,工作效率也在不知不觉中降低了。”
Time-bound有3层含义。
1.花费时间
任何目标都要花费一定的时间,设置目标时,应当明确目标所需时间。如果没有时间概念,则目标多长时间完成都是合理的,将会失去完成目标相关任务的紧迫感,可能产生拖延。
例如,张三想提升数学成绩,给自己制定的学习目标是“练习50道数学题”。这个目标虽然与提升数学成绩之间有一定关联性,但需要耗费多长时间来完成,并没有说清楚。这种情况张三很可能会拖延,所以这是一个无效的目标。
2.最短时间
只有花费时间的概念是不够的,Time-bound原则还要保证花费的时间为最短时间。也就是说,Time-bound也具有Attainable中“有一定挑战性”的含义。效率是单位时间内的做功,最短时间意味着最高效率。
例如,张三平时做完50道数学练习题需要4小时左右的时间。为缩短时间、提高效率,在制定目标时,张三可以将目标设置为“用3.5小时,做完50道数学练习题”。这个目标不仅会给张三带来紧迫感,而且会督促张三不断进步。
3.截止时间
除了花费时间和最高效率之外,每个目标都要设置实现的期限,都应当有时效性,也就是不仅要说清楚用多长时间完成,还要说清楚从何时开始完成,或在某个时间点之前完成。为目标设置实现的截止时间后,我们会产生紧迫感,会使得完成目标的过程更专注,效率也更高。
例如,张三给自己制定了每天用1.5个小时完成作业的目标。但是什么时候开始做作业、什么时候结束,张三并没有在制定目标的时候说清楚。这就可能造成张三回家先做一些与作业无关的事,结果到晚上10点该睡觉时,才想起来要做作业,以致做作业的时间占用睡觉时间,影响身体健康。
没有截止时间的目标等于没有目标,张三可以计划每天用1.5个小时完成作业,晚上6:30开始写作业;或每天用1.5个小时完成作业,晚上8点之前完成。
遇到暑假或寒假作业,张三可以制定每天完成寒暑假作业的进度目标,同时制定自己在寒暑假结束前3天必须完成全部寒暑假作业的目标。
同样,张三给自己设置了用10天时间完整背诵《唐诗三百首》的学习目标,却没有设置完成目标的开始时间或结束时间。没有时间限制,于是就一拖再拖,可能直到毕业也没有完成这个目标。
这一点在工作中同样需要注意,例如,从事销售岗位的张三为了承接部门年度销售任务目标,给自己岗位制定的目标是要发展30名新客户。
可是,新发展的客户并不能实现马上成交。如果实现年终目标要求实际发生交易,并达到某个数量销售额的话,那么发展30名新客户的目标应该在某个时间节点之前完成。否则,很可能无法完成部门年度销售任务目标。
总之,满足Time-bound原则的目标,应当有花费的具体时间,增加达成目标的紧迫感;要以最高效率为导向,用最短的时间达成最高的目标;要有截止时间的概念,有明确的开始时间或结束时间。
为简化说明原理,避免啰唆,本书接下来一些案例中对目标的描述会视情况省略时间要素。