3.3 数据收集和处理

数据收集、录入和处理有多种方法［19］。通常采用纸质形式或使用移动设备如移动电话或平板电脑来收集资料。如果采用纸质形式收集，还需增加一个步骤，将资料输入到电脑数据库。收集资料的移动设备可连接到中心数据库或离线工作，然后与病例资料保持同步。

如果准备建立新的监测规划，重要的是要确定数据如何收集，数据在监测系统中如何流转，包括人与电脑数据库和应用程序之间的流转。

不管数据是输入到移动设备，还是从纸质转到电脑上，电子数据输入表应与病例报告表相匹配，并仅许可输入有效值。例如，输入病人年龄的字段应该仅许可输入某个范围内的数值。应该尽可能避免自由填写信息的文本字段。在信息系统也应构建另外的数据验证程序来比较以不同变量收集的信息。例如，出生日期应该早于发病日期。调查表上的所有数据元素都需要填写。如果还不知道某件事件，最好填写“不详”，而不应空缺。必要时或当数据输入完成并用于定期评价和改进数据质量时，最好对数据质量进行核对。

数据收集的最常见错误之一发生在创建一个新的或唯一的病例身份标识码期间。身份标识码是检索、更新或链接病例与其他数据来源的重要元素。例如，如果两名卫生工作者分别用两台离线工作的移动设备收集数据，则这两台设备产生的病例身份标识码会不同。如将设备与中心数据库同步，则可避免重复记录。一个解决办法是合并为一个唯一的设备标识码，作为每个病例身份标识码的部分。同样，如果某个国家的一个区用递增数作为病例身份标识码来记录病例，并在中央数据库整理，则会导致重复记录。此外，也不要给同一个体指定一个以上的病例身份标识码。应制定计划，在医疗机构内外要让病例标识码随同病人、病人病历和标本。世界卫生组织（WHO）和联合国指南文件提供了唯一识别码及其使用的示例［20］。

更广泛地来说，应与中央和地方层面监测活动的所有相关人员共同审核数据质量，以确定过程中的缺陷、数据异常值（如报告的病例异常增加）和解决这些问题的方法。只有当数据管理者与所有监测人员共同努力，才能改进数据质量。

当选择数据库软件时，应考虑到稳定性（当互联网连接不稳定时，在线工具是不可靠的）和可靠性或准确性，如由用户复制和粘贴数据易导致更多的意外错误。软件的选择会受到地方技术能力和喜好的驱使。然而，一般不推荐使用电子制表软件来记录病例，因为在不同电脑显示数据的方式往往是不同的，从而在报告和整理数据时出现问题。